PEOPLE DEVELOPMENT

Beberapa minggu terakhir, saya men-challenge diri sendiri. Ada yang bilang, kalau kita mengerjakan sesuatu yang sudah bisa dan biasa dilakukan, artinya kita main aman dan tidak berkembang, sementara kehidupan terus bergerak maju dan berubah. Begitu kira-kira pemicunya. 

Ceritanya ada owner sebuah perusahaan yang sudah beroperasi sejak tahun 1985, wow 31 tahun, bukan perusahaan kecil dan 31 tahun sudah cukup sebagai bukti bahwa ini perusahaan besar. Saya menawarkan diri untuk membantu, dengan modal kemampuan yang saya miliki, diaturlah jadwal pertemuan dengan mereka. Mereka? Ya betul, saya datang sendirian, pihak perusahaan datang rombongan, dan saya sangat bahagia dan bangga karena hal itu berarti saya dianggap orang penting. Owner suami istri, dua orang dokter, satu orang GM, dan anaknya. Semakin membuat saya bersemangat.

Pendek cerita... saya presentasi tentang diri saya, apa yang saya lakukan akhir-akhir ini. Sebagai orang yang melankolis, dan selalu melakukan segala hal dengan maximum preparation, sayapun menyiapkan bahan cerita dalam sebuah slide yang siap dipresentasikan menggunakan Ipad kesayangan. Selama 3 hari, hanya untuk presnetasi 10 – 30 menit. Itulah diri saya... “maximum preparation".

Saya tidak menawarkan diri untuk membantu dari sisi sales, walaupun pengalaman 21 tahun saya ada di dunia Sales dan marketing, tapi saya men-CHALLENGE diri saya untuk membantu di bidang “People Development”, dan saya berhasil meyakinkankan bahwa problem yang sedang dihadapin oleh perusahaan berusia 31 tahun ini adalah People, yaa, masalah utamanya adalah people.

Pengalaman selama 21 tahun berkarir di dunia sales dan marketing, toh selalu berurusan dengan SDM, banyak pengalaman selama mengelola people yang bisa dirangkum dan dicocokkan dengan teori People Development dan ternyata nyambung adanya.

Penurunan Omset

Permasalahan mulai muncul dan merembet ke banyak hal ketika terjadi penurunan omset perusahaan secara berangsur-angsur selama 3 tahun terakhir. Tidak hanya terjadi di satu channel penjualan, tapi terjadi hampir di semua channel penjualan yang dimiliki. Channel TV shopping turun sampai ¼ dari omset terbaiknya, channel modern market, channel direct selling, channel e-commerce dan penurunan sales juga terjadi di channel door to door.

Penurunan sales ada pada tahap yang mengkawatirkan masa depan perusahaan, karena bukan lagi tidak BEP, tapi sudah mengganggu cashflow perusahaan. Perusahaan yang terganggu cashflow sudah barang tentu akan terganggu operasionalnya, gangguan operasional akan berakibat aktivitas team sales terganggu, team sales terganggu mengakibatkan sales turun. LINGKARAN SETAN... demikian terjadi lingkaran setan yang terus menerus, yang mengakibatkan omset semakin turun.

Pertanyaannya, kalau penurunan sales terjadi di semua channel distribusi, berarti siapa yang salah? Policy perusahaan? Atau Kondisi pasar yang memang lagi lesu? Pertanyaan pertama “policy perusahaan” rasanya bekal 31 tahun sudah lebih dari cukup untuk tidak membuat kesalahan dalam hal membuat policy perusahaan. Pertanyaan kedua “kondisi pasar”, rasanya bukan, Indonesia masih mengalami pertumbuhan jauh lebih baik dibandingkan dengan negara tetangga lainnya, kwartal 1 2016 Indonesia masih tumbuh 4,6% (target 5,5%). Kemudian kalau kondisi pasar, seharusnya perusahaan lain sejenis juga mengalami penurunan omset dong, tapi faktanya mereka malah melakukan ekspansi dengan menambah jumlah team. Artinya ada faktor dalam perusahaan ini yang mengakibatkan turunnya omset secara berangsur-angsur...

Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Perusahaan

Dari pengalaman saya, ada beberapa faktor yang mengakibatkan perusahaan berjalan lancar dengan omset dan profit yang baik. Dari sekian banyak faktor kita bisa simpulkan menjadi 4 faktor:

•  Policy
• System
• People
• Culture

Policy perusahaan meliputi banyak hal, termasuk didalamnya adalah strategy pemasaran. Penentuan produk, penentuan channel, penentuan target pasar, dan lain-lain. Termasuk policy dalam hal fokus perusahaan, apakah hanya akuisisi pelanggan baru, atau fokus ke pelangan yang sudah ada, dengan strategy Customer Relationship Management. Policy tentang fokus ini sangat penting, karena policy inilah yang akan diterjemahkan dalam bentuk strategy dan dijalankan dalam bentuk activity. Policy dalam hal people bagaimana? Policy dalam bidang penerapan technology? Dan seterusnya

System diadakan untuk memudahkan perusahaan dalam menjalankan strategy. Ada technology yang digunakan untuk mengakomodir setiap aktivitas perusahaan, mulai dari sofware akutansi dan keuangan, database pelanggan, dan juga dalam hal people ada aplikasi untuk merecord semua hal tentang karyawan, poductivity, performance, biodata pribadi, dan lainnya. Dalam system termasuk adanya Standart Operational Procedurs (SOP), Job description, Key Performance Indicators (KPI). Semua ini diadakan untuk menunjang kinerja perusahaan, dan semua terukur, bisa dimonitor dan bisa dievaluasi.

People, ujung-unjungnya, policy bagus dan system yang lengkap tidak akan berhasil kalau ada masalah di people, karena merekalah yang menjalankan policy, merekalah yang menjalankan system. Policy yang baik, yang dibuat berdasarkan pertimbangan yang matang, dan diwadahi dengan system yang modern, ujung-ujungnya harus dijalankan oleh orang yang benar juga agar berjalan sesuai tujuan.

Culture. Policy, System dan People yang baik dihasilkan oleh culture yang baik. Jadi culture ini seperti pembungkus dari ketiga hal tersebut, culture yang baik menghasilkan policy yang baik, culture yang baik menghasilkan system yang baik, dan people yang baik akan terlahir dari culture yang baik. Membangun culture perusahaan bukanlah pekerjaan membalik telapak tangan, yang bisa dilakukan sebulan dua bulan, tapi memerlukan konsistensi selama bertahun-tahun dan harus menjadi bagian dari blue print perusahaan.

People Development

Produktivitas dari people dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti Skill, Knowledge dan Attitude. Selain ketiga hal tersebut ada faktor lain yang mempengaruhi produktivitas mereka, yaitu ambiance dan motivasi. Motivasi bisa berkaitan dengan faktor internal karyawan seperti attitude, skill dan knowledge yang baik juga akan membuat seorang karyawan termotivasi. Dan faktor ekternal untuk motivasi adalah skema remunerasi yang disiapkan oleh perusahaan. Ada yang bilang dilevel paling bawah teori Maslow, logika berbanding lurus dengan logistik. Artinya kalau logsitiknya terganggu, ya sudah pasti produktivitasnya terganggu.

Jadi bisa disederhanakan, productivity ditentukan Skill, Knowledge, Attitude dan faktor eksternal motivasi dari perusahaan dan ambiance atau lingkungan.

David McClelland (American psychological theorist) menyatakan bahwa Faktor utama keberhasilan para eksekutif muda dunia adalah kepercayaan diri, daya adaptasi, kepemimpinan dan kemampuan mempengaruhi orang lain (ini adalah Soft Skill )

Skill meliputi banyak hal seperti selling skill, communication skill, komputer, negosiasi, public speaking, skill conflic management, supervisory skill, customer service, crm, dan lainnya. Knowledge garis besarnya ada product knowledge, company knowledge, customer knowledge, competitor knowledge, dan knowledge terkait dengan produk, contoh kalau produk kesehatan berarti ada medical knowledge. Attitude, misalnya inisiatif, kemauan, komitment, motivasi, kreatifitas, komunikasi, berfikir kritis, positive, mandiri, integritas, disiplin, tanggungjawab, percaya diri, , proaktif, kontrol diri, purpose of life, rajin dan lainnya.

Dalam beberapa sumber disebutkan bahwa People development meliputi: Attract & Retain, Educate, Train, Motivate, Empower, Reward. Perusahaan membuat program mulai dari bagaimana menarik calon karyawan untuk hadir dan bergabung, kemudian mengembangkan dan memberdayakan, sampai program mempertahankan karyawan.

Tujuan dilakukan program people development adalah agar karyawan: Berkualitas, produktif, memiliki motivasi, ketepatan dalam bekerja, bertumbuh dan bertahan. Karyawan yang bertahan akan menguntungkan perusahaan, karena dengan adanya turn over akan memerlukan effort besar perusahaan.

Beberapa hal yang bisa dilakukan perusahaan untuk program Attract & Retain:

1. Mendorong karyawan untuk keluar dari Zona Nyaman
2. Jangan menyurutkan calon karyawan
3. Menyediakan pelatihan yang membantu kerja dan kehidupan karyawan
4. Tunjukkan bahwa karyawan aset berhaga perusahaan
5. Terbuka untuk ide dan saran

Program Empowering adalah pemberdayaan karyawan, perusahaan bisa membuat program-program untuk tujuan:

1. Komunikasi yang terbuka
2. Tentukan peran yang jelas
3. Memberikan kebebasan
4. Berilah tantangan baru
5. Akui pencapaian karyawan
6. Tugas dengan jelas dan singkat
7. Ramah tetapi bukan menjadi teman
8. Menghormati
9. Bersikap positif
10. Pedoman yang jelas untuk sukses
11. Terbuka untuk karyawan
12. Beri banyak pujian dibandingkan kritik
13. Kritik yang bersifat konstruktif
14. Cari tahu apa yang memotivasi karyawan
15. Tunjukkan bahwa karyawan bagian dari Perusahaan

Sumber: berbagai sumber

Program reward sangat bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan, mulai dari Komisi Penjualan, Reward  Performance (Best Staf, Supervisor, Manager, Best Branch, Promosi) dan sebagainya

Program Edukasi, Train dan Motivation menjadi menu prioritas dalam people development. Pengembangan karyawan dari sisi knowledge dan skill, terlebih lagi sangat penting adalah mengembangkan karyawan dari sisi Attitude. Training Knowledge, skill dan attitude sangat bervariasi, harus dilakukan penilaian situasi agar training yang diberikan sesuai kebutuhan.

Tahapan yang harus dilakukan untuk menentukan program people development adalah:

Audit Sdm, Menyusun Laporan Sdm, Membuat Program People Development, Eksekusi People Development, Evaluasi Program.

Learning Process

Tambahan info terkait dengan people development, bahwa proses pembelajaran itu ada 3 metode, sesuai dengan tulisan Michael Lombardo dan Robert Eichinger (2000), yaitu: Formar Learning, Learning & Developing from Others dan Experiential Learning.

Dalam teori 70, 20, 10, pembelajaran dengan experiential sangat berpengaruh terhadap perkembangan seseorang yaitu 70%. On the job training istilah yang sering kita dengan. Proses amati, tiru dan  modivikasi adalah proses belajar dari orang lain, termasuk di dalamnya coaching dan counseling berpengaruh 20% dan Formar Learning seperti training, workshop berpengarus 10%.

Salam Smart Life

Joko Ristono